皆様

 

こんにちは。

 

「Ready For?ご支援者が、日本各地の地域に分散して住んでおられて、東京など一カ所でのReadyFor?報告会に集まっていただくには交通費がかさばる」という事から、報告会や支援者ミーティングでテレビ会議をご検討された方もいらっしゃるかと思います。テレビ会議のアプリとして、スカイプやgoogle ハングアウトが有名ですが、PCに不慣れな初心者の方にはいささか複雑であるとの課題も聞きます。

 

私たちのプロジェクトの帰国報告会では、報告者・支援者とも東京、名古屋、京都など各地に分散していました。しかし、これら3カ所だけでも、新幹線や飛行機で巡回するのは時間や費用がかさばります。管理費を最小限にしたいReady For?の募集の趣旨からも、「できるだけ費用をかけずに、臨場感を大事にできる報告会はできないか」と感じていました。

 

そこで、まだ比較的新しいテレビ会議アプリですが、 appear.in (アピア)を用いて東京、名古屋、京都の同時三元中継で帰国報告会を開催する事を私たちは思い立ちました。確かに「 appear.in はすごくシンプルだ。映像の画質も、音質もいい。つながりやすい。」という評判の良さは個人ユーザーでは広がっています。ですが、団体で、しかもReady For?報告会という重要イベントで東京・名古屋・京都の三元中継で使用するのは、確認できている限りですが、非営利であれ、営利であれ、初めてのチャレンジになりました。

 

【参考記事】
新型ビデオ会議サービス"appear.in"が熱い!」 (駒崎弘樹さん)

 

今から思えば、上記の発想はかなり無謀な冒険だったかも知れませんが、報告会をこちらのように2014.6.1.(日)15:00に同時三元中継で開催しました。

 

京都会場

京都会場

 

名古屋会場

名古屋会場

 

東京会場

東京会場

 


やってみたところ、「報告会の三元中継は可能になった!」という実感を得られました。名古屋、京都のご参加者からは「不意の回線不具合という課題の対処能力をつければ、東京など遠い場所での報告会や勉強会に行けないというもどかしさが解消できて良い」とのお声も伺いました。

 

以下に流れにして、appear.in を用いる上でのノウハウを整理します。appear.inの理屈や使用法は大変シンプルです。通信不通等の不具合が本番で発生した時の備えを万全にする事が、報告会成功に向けたコツではと学びました。

 

【用意する人】
1.  会場の予約をしてくださる方


2.  会場で使うPC(2台、理由は後述)を手配してくださる方


3. (いらっしゃれば)ITの技術面に詳しい方(いらっしゃらない場合でも、下記のマニュアルを見れば最低限の抑えどころは網羅頂けるかと思います)

 

【用意するもの】
4. Google Chrome かFirefoxがインストールされていて、WebカメラとマイクがあるPC(例: Macbook Pro)を、できれば2台(理由は後述)


5.  (イベントで他の参加者にも声を聞こえやすくしたい場合)PCの外付けスピーカー

 

6.  (録画する場合)ビデオカメラ、ビデオカメラ専用ACアダプタ、三脚

 

7. (Macbookとプロジェクターをつなぐ場合)VGAアダプタ

 

【準備・リハーサル】
8.  使用するPCにはGoogle Chrome かFirefox のインストールをします。いずれかが入っていないと、appear.in は動きません。

 

9. 「どんな状況でも必ず繋がる通信回線」の確保を極力お願いします。後述しますが、例えばwimaxなど無線Wi-Fi端末でもappear.inは繋がりますが、予想外の断線等、不安定な通信状況が本番に訪れる可能性があります。よって、会場備え付きで安定性が強い無線Wi-Fiか、有線LAN回線にPCを接続できるならば、ぜひ接続をお願いします。

 

10.  リハーサル会場は本番と同じ会場を使用するようにお願いします。もしリハーサルは別会場で行い、機器の確認が出来たから大丈夫と思っていても、本番の会場の機器や通信の条件が異なると、本番中の断線等、不具合が発生するリスクが高まります。(例:「本番の会場で使用予定のPCが固定式でappear.inのカメラの角度からは見にくい」「本番の会場の通信環境は事前許可された人でないとログインできない」「本番の会場のPCにGoogle Chrome は入っているが、ウェブカメラがついていないので、appear.inの希望の画面が立ち上がらない」等)

 

11.  appear.in で使用する、いわば会議室となるドメインを決めて入力します。(例: https://appear.in/xxx ) 他に先行して使用しているユーザーがappear.in にていなければ、先着順で希望のドメインをいわば会議室として使用できます。

 

12. 会議室となるドメインの決定後、招待したいユーザーのメールアドレスに対して会議室となるドメインのURLをコピーして貼付けした招待メールをお送りします。(注:Facebookメッセージ等、メール以外の方法では招待をしても入室が不可のようです。必ず招待したい人のメールアドレスに対して、メールにて招待を行ってください。)

 

13. リハーサルでは、本番と全く同じ動作確認や、プレゼン練習をされてください。プレゼン練習もリハーサルや、リハーサル前に各自にて入念にお願いします。音楽など他の舞台芸術と同じかもしれませんが、リハーサル以上の品質が本番で出る事はまずありません。ベストの本番をできるよう、リハーサルの品質でベストを目指しましょう。

 

14. 通信回線が本番で落ちる事も見越して、それぞれの会場の責任者かスタッフの方のスマホにスカイプか050plus等のインストールをしておいてください。スカイプか050plus同士ならば通話料無料です(050plusは月々の基本料が発生します)。イベント会場ではスマホのスピーカーでもよく聞こえる事があります。

 

15. 中継で話す時(司会・プレゼン・質疑応答等)はゆっくりとお願いします。早口でもappear.inではかなり伝わるようですが、落ち着いてゆっくりめの方が伝わりやすいようです。

 

16. 基本は、PPT映写とappear.inを映すPCと、計2台のPCを使用します。appear.in の拡張機能で、事前に立ち上げておいたPDFのスライド資料を、中継を見る他の会場に対して全画面表示で映写も可能です。ただ、本番になってこの拡張機能が何か不具合でで使えない事態もあり得ます。よって、2台のPCを用意しておき、PPT映写用(プロジェクターにつなぎます)とappear.in用のPCとを分けておいた方が安全のようです。

 

17. PPTの文字は大きめでお願いします。中継映像でも見られやすいよう、できれば32ポイント以上がよいかと思います。

 

18. スライド資料は本番の事前に slideshare (slideshareにアップされたスライド資料の例です)にアップしましょう。通信回線が落ちたり不調であっても、他会場のスクリーンでではslideshare をご参加者に見て頂くようにします。ページ繰りは各会場でそれぞれで行います。


19. appear.inでは、プレゼンをする会場の映像を大きくするよう、順番に応じて該当の会場映像をクリックして拡大をしてください。なお、誤ってKickOut(強制退出)のボタンを押さないようにお願いします。


20. 準備期間に、同時中継に参加するスタッフの方々を極力全員Facebookチャットに登録して、同時中継が始まったら、不具合(例:通信回線が落ちる)が見つかり次第、すぐチャットに入れてもらうようにします。スピーチしている会場では、発表者にすぐチャットで他会場からの声(例:通信回線が落ちているので、復旧させるまでスピーチを止めてほしい)を伝えるようにします。


21. Ustream同時中継も検討しましたが、リハーサルでは、Usteam配信をappear.inと同時に行うとハウリング音が大きいことがわかりました。技術的な解決策がすぐに見当たらず、よって、Ustream中継は無しとし、ビデオ録画を後日にアップすることで、中継に参加できなかった方々とも情報共有することにしました。


22. もし準備で余力があったら、ビデオメッセージ映像などを事前に取っておいて、トラブル時で映写が出来ない時の代替として放映しましょう。

 

【本番】
23. 本番中で通信回線が落ちたら、appear.inの再読み込みボタンを押すと復旧する場合があります。


24. リハーサルでやった事がない技術等に本番で手を出すのは、会場にかなり事情に精通されている技術者がいない限りは、お勧めできません。リハーサルで順調と確認された内容を行うようにしましょう。(なお、もし事情に明るい技術者の方がいらっしゃると、神様に見えます^^)


25. 「他の会場では通信が順調だが、自分の会場だけ通信が不調」という事態もあり得ます。携帯電話で随時チェックし合ってください。場合によっては、携帯電話のスピーカーフォンでA会場から話してもらい、しかしA会場のappear.inは携帯電話で話す場合ハウリングするのでA会場ではappear.inを落として、よって、B会場にいる携帯電話の受け手が、B会場とC会場をappear.inでつないでA会場のスピーチをABC三会場で共有するという手段を私たちは本番中の通信トラブル対応で取りました。

 

上記では依然漏れや、表現の不備があるかもしれず、今後新しい情報等が分かったら、こちらにて更新していきます。

 

「おもしろいな。ぜひうちの団体も、appear.inで報告会や勉強会を多地域同時中継でやってみよう!」とお感じになった方は、上記をご参考に頂けましたら、幸いです。例えば北海道も大きいですが、道内のいろいろの町をつないだ会議やイベント等もできるかもしれません。

 

ひいては、Ready For?支援者の方々との新しいつながり方に、上記がお役に立てましたら、この上ありません。

 

【こぼれ話】

上記20.で関係者Facebookチャットを作ります。そして本番で、もし回線が落ちても、以下のようにすぐ連射して知らせて下さる様子は、さながらサッカーの試合で「オフサイド!!」との声が連射してチャットで現れる感じになりました。もちろん、Facebookチャットは発表者やフロア参加者の邪魔にはならないので、円滑な運営のライフラインになると思います。

オフサイド!

 

【速報です (2014.6.4)】

appear.in が iPhone & Android で使用できるようになりました!!

http://blog.appear.in/post/87769862260/one-click-video-conversations-without-registration-on

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