前回(昨年)の映画祭は準備の初動が遅くなり(プロジェクトのスタートが10月)、初の企画ということもあって、全において手探り状態で後手後手に回ってしまったな、というのが一番の反省点でした(特に、広報活動が足りなかったと痛感)。

 

そこで、今回は「ともかく初動を早く!」ということで、5月にプロジェクトをスタート。最初の作業は前回同様「会場選定」でした。

 

調べてみると、昨年の会場(YMCAアジア青少年センター)であれば問題なく予約できることが分かりましたし、会場は昨年と同じでよいのでは?という考えもよぎりましたが、ただ昨年は、公共施設に関してはプロジェクト開始時点で既に予約で埋まっている状況で手が付けられなかったこともあり、もっと利用料が安くて設備が充実している所を探そうと、今回は別の会場も探してみることにしました。

 

対象は23区内とし、メンバーで担当する区を割り振ってリストアップすることに。結果、200を超える施設を候補として追加でき、その中から利用料金が昨年と同等以下の施設に絞り、一斉に電話掛けを行いました。

 

公共施設ということで、基本的には抽選に申し込むという形が多く、管轄区内の団体のみ先に抽選であったり、都や区の行事が入った場合はそちらが最優先となるなど、かなり狭き門であることが分かりましたが、最終的に可能性の高そうな4つの施設に絞り込んで申し込みを行いました。

 

最終的な結果が8月に分かり、残念ながら今回新たに掘り起こした施設を押さえることはできませんでした。ただ、YMCAアジア青少年センターは半年前から予約受付開始ということは確認できていたため、すぐにこちらに予約を入れて、無事に会場を押さえることができました。会場選定の次なる準備に進むことができるようになったのです。

 

                                                            <会場選定作業の中心メンバー>

 

会場としては申し分ないですし、勝手もわかっているので段取りよく進められる点が最大のメリット。昨年の来場いただいた方から「会場が寒かった」というお話をいただいていたので、空調周りの確認などは事前にしっかりと行い、来ていただいた方が快適に過ごせるように留意していきたいと思います。

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